Le 14 avril 2020, je suis intervenu à l’occasion d’une visioconférence organisée par l’agence Blackdesk et l’association Demain dès l’Aube (DDLA) sur le thème « Comment rebooster les entreprises après le confinement ». Pour ma part, je me suis focalisé sur l’importance de la maîtrise du temps (autant que faire se peut). Voici, ci-après, les grandes lignes de mon intervention.
« Les enseignements n’ont de valeur que s’ils sont réellement compris, appris et suivis d’effets » (Amiral James O. Ellis, I/ITSEC, 28/11/2000)
Introduction
A l’ère du COVID-19, la situation est à la fois simple – entre télétravail, présentiel et chômage partiel – et complexe tant les situations professionnelles et personnelles sont différentes, d’autant que nous ne savons pas encore quand l’activité redémarrera véritablement. Rebooster son entreprise dans ce contexte passe par la maîtrise du temps. C’est grâce à celle-ci qu’il sera possible d’anticiper d’abord, de conduire les opérations ensuite. Y parvenir implique de s’appuyer sur une indispensable analyse de situation, l’élaboration d’un plan de bataille, la préparation des moyens en vue de relancer l’action.
1. L’analyse de situation
Avec pour objectif de prendre les meilleures décisions, parfois les moins mauvaises, cette analyse doit être la plus globale possible et couvrir aussi bien le général que le particulier.
1.1. Situation générale
La situation générale, succinctement décrite en introduction, a vu le télétravail prendre une place inattendue. Elle doit être connue. Cependant, elle n’est pas de la responsabilité directe des individus.
1.2. Situation particulière
En revanche, la situation particulière actuelle mérite une étude approfondie car, en grande partie, de notre ressort. Son étude passe par un certain nombre de questions qui englobent tous les domaines intéressant une entreprise (à titre d’exemple pour le volet lié au télétravail, se reporter à mon article « Télétravail & confinement : manuel de premiers secours à l’usage du manager »).
1.3. Situation sectorielle
Parallèlement, de même que chaque foyer affronte des problèmes qui lui sont propres, chaque entreprise fait face aux siens. Il s’agit donc d’étendre l’étude de la situation particulière au(x) secteur(s) concerné(s).
2. L’élaboration du plan de bataille
Qui veut maîtriser le temps doit savoir anticiper. Mais, pour anticiper, il faut partir du connu – à savoir de ce qui constitue la stratégie de l’entreprise – pour déterminer le degré de changement et la manière de le faire savoir.
2.1. Sur la stratégie de l’entreprise
Il est fort probable que les entreprises suivent une stratégie. Il est donc utile, en cas de crise, de la revisiter et de répondre, là encore, à quelques questions :
- la stratégie est-elle viable en l’état ?
- dans la négative, peut-elle se satisfaire de quelques adaptations ou, au contraire, doit-elle être entièrement repensée ?
2.2. Sur la mise au point du plan de bataille
Une fois les idées claires sur la nature des pièces du puzzle et leur positionnement, il est possible d’envisager sérieusement de mettre au point son plan de bataille. Mise au point qui passe, encore et toujours, par la réponse à des questions :
- quel est le niveau que je veux adapter ? Stratégique ou tactique ? Les implications ne sont pas les mêmes ;
- l’adaptation que j’envisage est-elle réaliste ?
- qu’est-ce qui peut être fait ? Existe-t-il plusieurs chemins à emprunter ? Quels sont les avantages et inconvénients de chacun ? Pour ma société comme pour mes clients ?
2.3. Sur la communication
La communication relève de la stratégie(et pas l’inverse). Dans le cas présent, elle devra être adaptée au nouveau plan de bataille :
- dans le fond, pour ce qui concerne les messages à relayer et la détermination des cibles correspondantes ;
- dans la forme, c’est-à-dire les canaux les mieux adaptés. Ce qui impliquera peut-être des changements notables pour certaines entreprises ;
- dans le temps, avec l’idée d’informer sur l’évolution de la situation et les intentions de l’entreprise.
3. La préparation des outils
Le mot « outils » est à prendre dans un sens très large. Quels sont les changements à mettre en œuvre ? Et qui est concerné ?
3.1. Adaptation de l’entreprise
Selon l’ampleur des changements à adopter et des dimensions de l’entreprise, il s’agira, a minima d’une adaptation de l’organisation de l’entreprise, au « pire » d’une réorganisation. Celle-ci portera sur le processus décisionnel, en anticipation comme en conduite fonction des évènements. Ces modifications seront fonction de la disponibilité des uns et des autres. Disponibilité elle-même liée à la situation de chacun, ce qui nous renvoie à l’analyse de la situation particulière et à son actualisation.
3.2. Adaptation des procédures
Il s’agit donc de revisiter l’ensemble des procédures de l’entreprise, d’ajuster ce qui doit l’être, d’en créer ou adopter d’autres si nécessaire. De prendre le temps de les tester et de vérifier qu’elles ont bien été comprises et assimilées. De s’assurer, en conduite, de leur efficacité technique et de leur impact psychologique.
3.3. Circulation de l’information
Il est capital d’informer l’ensemble de son personnel pendant le confinement ; l’idéal étant, d’ailleurs, de l’associer aux réflexions. Il est primordial que tous soient au courant des mesures prises, des conditions de la reprise, des évolutions décidées en cours d’action. Il est tout aussi important que tous connaissent le niveau de santé de l’entreprise et son évolution.
Conclusion
Rebooster son entreprise après le confinement nécessite de se préparer pendant le confinement. L’anticipation est la clef. En ayant bien conscience que toutes les décisions prises ne pourront être menées à bien qu’en fonction des possibilités du personnel et des situations de chacun.
Au-delà, il faudra savoir tirer les leçons et décider, soit d’un retour à la situation ante, soit du maintien de certaines des mesures prises lorsque celles-ci se sont avérées efficaces.
Par ailleurs, il serait intéressant de se pencher sur ce qu’est la stratégie. Mais ceci est une autre histoire. Quoique…
« La conscience de l’imprévisible est la première sagesse du stratège ! » (Général Vincent Desportes in « L’Histoire est tissée d’imprévus et de ruptures » 07/04/2020)